Calificaciones de funcionarios públicos: ¿puedo redactarlas con IA?

¿Puede Juanito usar IA para redactar las precalificaciones? Sí. Calificar es una función del servicio, así que no necesita el consentimiento de nadie, y la Ley 21.719 no prohíbe usar IA para escribir. Pero sus notas traen datos de salud y disciplinarios, que la ley protege más, y si algo sale mal responde el jefe superior del servicio. La forma que funciona es ésta: a la IA, los hechos del trabajo, sin la licencia ni el sumario; en una herramienta que el servicio haya contratado; y la nota la siguen poniendo las personas.

Lo que cambia en un servicio público

La Ley 21.719 tiene un título entero para los órganos públicos, el Título IV. El artículo 20 dice que su tratamiento de datos es lícito cuando lo hacen para cumplir sus funciones legales, dentro de su competencia, y que en esas condiciones no necesitan el consentimiento de la persona. Calificar a los funcionarios es una función del servicio: Juanito no tiene que pedirle permiso a nadie para evaluar.

Pero el artículo 21 le aplica al servicio los principios del artículo 3° y una lista de artículos de la parte general: el deber de secreto, el de seguridad, el contrato con el encargado (15 bis), las reglas de los datos sensibles y las de transferencia internacional. Que la calificación sea lícita no hace lícito cualquier camino para escribirla. El panorama del sector está en la Ley 21.719 en el sector público.

Lo que traen las notas de una calificación

Las notas de Juanito juntan tres clases de datos que la ley no trata igual:

• El desempeño. Metas, logros, anotaciones de mérito. Son datos personales del funcionario, sin más.
• La salud. «Licencia psiquiátrica» es un dato relativo a la salud, y por lo tanto sensible (artículo 2°, letra g). Explica una baja de rendimiento, pero no hace falta para describirla.
• Lo disciplinario. Un sumario apunta a la comisión y sanción de infracciones administrativas y disciplinarias, y esos datos tienen un artículo propio, el 25: los órganos públicos sólo pueden tratarlos para cumplir sus funciones legales, dentro de su competencia y en los casos que la ley prevé expresamente.

El artículo 46 lo dice de nuevo para todos los funcionarios: deben guardar secreto sobre los datos que conocen en su cargo, especialmente los sensibles y los disciplinarios, y no usarlos para una finalidad distinta de las funciones del servicio. La propia ley dice que infringir ese deber vulnera gravemente la probidad administrativa.

Lo que necesita la IA para ayudar

Lo que Juanito necesita es redacción: textos parejos, concretos, que describan el desempeño sin adjetivos vacíos. Para eso basta con los hechos del trabajo.

Ejemplo. En vez de su nota, Juanito escribe: «Funcionario con desempeño destacado el primer semestre en atención de público y una ausencia prolongada en el segundo. Cumplió 7 de 9 metas. Redacta un texto de precalificación objetivo, que describa los logros y el período de ausencia sin juicios sobre sus causas». El sumario pendiente no entra: lo resuelve su propio procedimiento, no la precalificación.

Y la calificación la siguen decidiendo las personas que las normas de la carrera funcionaria designan. La IA ayuda a escribir; no califica.

Por qué la herramienta la decide el servicio

Aquí está la diferencia más grande con una empresa. Cuando un órgano público infringe la ley, la sanción recae en su jefe superior, que debe velar por que el servicio cumpla (artículo 44). Es una multa del 20 % al 50 % de su remuneración mensual, según la gravedad, la naturaleza de los datos y el número de personas afectadas. Si el servicio persiste en la infracción, la multa se duplica y hay suspensión del cargo por cinco días. Si se trata de datos sensibles, la multa es del 50 % y puede haber suspensión de hasta treinta días.

Y si el procedimiento muestra responsabilidades individuales, la Contraloría, a petición de la Agencia, abre una investigación sumaria para determinarlas (artículo 45). Si un funcionario resulta responsable de una infracción gravísima, la ley la considera una contravención grave a la probidad administrativa. Entre las gravísimas está vulnerar el deber de secreto sobre datos sensibles o sobre datos disciplinarios (artículo 34 quáter, letra d).

Ejemplo. Si Juanito pega sus notas tal cual en un chat de IA gratuito con su cuenta personal, los datos de salud y el sumario de un funcionario salen del servicio, hacia un proveedor sin contrato con el servicio y probablemente fuera de Chile. Si eso se discute ante la Agencia, la pregunta no es sólo qué hizo Juanito: también es qué herramienta le dio el servicio.

No es para asustar a nadie. Es para entender por qué la herramienta con que se escriben las calificaciones la tiene que decidir el servicio, y no cada jefatura.

Dónde ayuda Plumii

En Plumii, la regla que pone el servicio tapa nombres, RUT, correos, teléfonos y direcciones antes de que el mensaje llegue al modelo. Lo que el filtro no reconoce son los datos sensibles: «licencia psiquiátrica» llega al modelo, aunque sin el nombre, y en un equipo de doce personas el contexto puede identificar a alguien igual. Plumii trabaja como encargado bajo contrato y deja un registro de uso, sin las conversaciones, que muestra qué datos traía cada mensaje y qué regla se aplicó: es lo que un servicio puede mostrar si le preguntan cómo usa la IA. Y Plumii no califica: la nota sigue siendo de las personas. Más en la Ley 21.719 y la IA.

Las personas, empresas y situaciones de este artículo son ficticias: las inventamos para explicar la ley, y cualquier parecido con un caso real es coincidencia. Este artículo es información general, no asesoría legal. El texto oficial de la ley está en la Biblioteca del Congreso Nacional.