La afiliación sindical es un dato sensible: la empresa, el sindicato y la IA

Antes de hacerlo, conviene mirar esa columna. Y no sólo Juanita: al otro lado de la mesa, el tesorero del sindicato también tiene una lista con los nombres de sus socios.

Que la afiliación sindical sea un dato sensible significa, para los dos, tres cosas:

1. La regla general es el consentimiento expreso, pero la empresa y el sindicato tienen cada uno una excepción que les permite tener el dato sin pedirlo.
2. Esa excepción los amarra a un para qué: la empresa, a sus obligaciones laborales; el sindicato, a sus fines y a sus socios.
3. Para usar IA, la respuesta es la misma a los dos lados de la mesa: trabajar con totales, no con la lista, y en una herramienta con contrato.

Por qué la afiliación sindical es un dato sensible

La Ley 21.719 llama datos sensibles a los que revelan, entre otras cosas, «la afiliación política, sindical o gremial» de una persona (artículo 2°, letra g). Está en la misma lista que la salud, las creencias religiosas o la situación socioeconómica. El concepto general está en la Ley 21.719 en tres conceptos y la lista completa, en datos sensibles: qué son.

Un detalle que pesa: no hace falta una columna que diga «afiliado». Estar en la planilla de socios de un sindicato ya revela la afiliación. Cualquier nombre asociado al sindicato es, por eso mismo, un dato sensible.

Para tratar un dato sensible, la regla general es el consentimiento expreso del titular (artículo 16). Pero el mismo artículo trae excepciones, y dos de ellas son justo para las dos partes de esta historia: una para la empresa (letra e) y otra para el sindicato (letra b).

La empresa: puede tenerla, para lo que la ley pide

Entre las excepciones al consentimiento está el tratamiento necesario «para el ejercicio de derechos y el cumplimiento de obligaciones del responsable o del titular de datos, en el ámbito laboral o de seguridad social», siempre que se haga en el marco de la ley (artículo 16, letra e). La empresa de Juanita sabe quién está afiliado porque las relaciones laborales se lo exigen.

Ese conocimiento viene con un para qué. El principio de finalidad dice que los datos no se usan para fines distintos de aquellos para los que se recolectaron, salvo los casos que la ley permite (artículo 3°, letra b). A eso se suma el Código del Trabajo, que en su artículo 154 bis obliga al empleador a mantener reserva de la información y los datos privados del trabajador.

Cruzar la afiliación con otros datos del trabajador —licencias, evaluaciones, horas extra, atrasos— ya no es calcular el costo de una propuesta. Es usar un dato sensible para un fin distinto del que justificó tenerlo, y la ley califica como infracción grave tratar datos «con una finalidad distinta de aquélla para la cual fueron recolectados» (artículo 34 ter, letra a). Ese cruce no se hace en una planilla ni en un chat de IA.

El sindicato: también es responsable

La Ley 21.719 se aplica a todo tratamiento de datos que haga una persona natural o jurídica (artículo 1°), y un sindicato es una persona jurídica. Como decide para qué y cómo se usan los datos de sus socios, es responsable de ellos (artículo 2°, letra n).

La planilla del tesorero tiene nombre, RUT, turno, teléfono, cuota y una columna con los préstamos del fondo solidario: quién pidió, cuánto y si va al día. Estar en ella revela la afiliación; la columna de préstamos revela la situación socioeconómica, que también es dato sensible (artículo 2°, letra g).

El artículo 16, letra b, tiene una excepción hecha para organizaciones como esa. Una persona jurídica sin fines de lucro puede tratar los datos de sus miembros, incluidos los sensibles, sin pedirles consentimiento, si se cumplen cinco condiciones:

1. que su finalidad sea, entre otras, sindical;
2. que el tratamiento se refiera exclusivamente a sus miembros o afiliados;
3. que tenga por objeto cumplir las finalidades específicas de la institución;
4. que la organización otorgue las garantías necesarias para evitar filtraciones, sustracciones o un uso o tratamiento no autorizado de los datos;
5. que los datos no se comuniquen ni se cedan a terceros.

Si hay duda o controversia, es el sindicato el que tiene que acreditar que las cumple. Tratar datos de los asociados sin cumplir estos requisitos está entre las infracciones graves (artículo 34 ter, letra h). En la práctica, eso pide dos costumbres. Cuando un socio deja de pertenecer, sus datos deben anonimizarse o suprimirse, también en las copias: la planilla del tesorero, la del secretario, los grupos de mensajería, los adjuntos en correos viejos. Y pasarle la lista a otra organización, a quien vende algo a los socios o a la empresa no cabe en la condición cinco.

Para los dos lados vale lo mismo si algo sale mal: si se filtra una planilla con la afiliación de los trabajadores, son datos sensibles, y además del reporte a la Agencia hay que avisarle a cada persona afectada (artículo 14 sexies).

Con IA: los totales, no la lista

Ni Juanita ni el tesorero necesitan que la IA sepa quién es quién. Necesitan los totales. Es el principio de proporcionalidad: los datos que se tratan deben limitarse a los «necesarios, adecuados y pertinentes» para el fin (artículo 3°, letra c).

Para estimar el costo de un proyecto de contrato colectivo hace falta saber cuántas personas quedarían cubiertas, en qué cargos, con qué remuneraciones y con qué antigüedad. No hace falta saber quién es cada una, y casi nunca hace falta vincular a cada persona con su sindicato.

Ejemplo. Antes: «Juan Pérez, RUT 12.345.678-9, operador de línea, Sindicato N° 1, sueldo base 780.000, ingresó en 2014». Después: «Operadores de línea cubiertos por el proyecto: 62. Sueldo base promedio: 780.000. Con más de diez años de antigüedad: 18. El proyecto pide un reajuste de 6 % y un bono de término de conflicto de 400.000 por persona. Calcula el costo anual». La IA hace la misma cuenta y en el mensaje no viaja la afiliación de nadie.

El tesorero hace lo mismo con la cuenta del fondo solidario para la asamblea.

Ejemplo. En vez de subir la planilla, el tesorero suma en ella: «Socios: 85. Con préstamo vigente del fondo solidario: 21. Con dos o más cuotas atrasadas: 4. Monto prestado en el año: 6 millones». Le pide a la IA que redacte la cuenta del fondo con esos números. Para el recordatorio a los cuatro atrasados, la IA le ayuda con una carta amable con un espacio para el nombre, y la combinación con cada socio la hace el tesorero en su propia planilla.

Un cuidado con los grupos chicos: «el único supervisor afiliado» identifica a una persona aunque no diga su nombre. Si un grupo es tan pequeño que todos saben quién está adentro, conviene juntarlo con otro.

La herramienta también cuenta, para los dos

Pegar datos en una IA es una operación de tratamiento más. La ley distingue entre ceder datos —transferirlos a otro responsable— y entregárselos a un encargado que los trata por cuenta del responsable (artículo 2°, letras v y x). Un proveedor de IA con un contrato de encargo (artículo 15 bis) trata los datos por cuenta de la empresa o del sindicato. Con la cuenta personal de un colaborador o de un dirigente en un chat gratuito, ese contrato no existe.

Para el sindicato pesa doble: la condición cuatro le exige garantías contra filtraciones y usos no autorizados, y una cuenta personal no ofrece ninguna que pueda mostrar. Y si los modelos corren fuera de Chile, para los dos es una transferencia internacional (artículo 27). Lo que pasa con las cuentas personales está en usar IA en el trabajo.

Dónde entra Plumii

Plumii es un chat de IA con contrato de encargo y una regla por tipo de dato: con la plantilla de partida, nombres, RUT y teléfonos se tapan antes de llegar al modelo. Un sindicato puede contratarlo sólo para su directiva; los planes se cobran por colaborador con acceso. Pero el filtro no reconoce los datos sensibles, y la afiliación sindical lo es: si alguien pega «Juan Pérez, Sindicato N° 1», el modelo recibe «{NAME}, Sindicato N° 1». La afiliación llega; lo que Plumii logra es que llegue sin el nombre. Con el nombre tapado, en una planta de 140 personas, el cargo y el turno pueden bastar para saber quién es. Y si se sube la planilla como archivo, un modelo distinto al del chat la lee entera una vez, tal cual y sin la regla, para poder buscar en ella; no la guarda. Por eso lo que más protege es trabajar con totales.

Las personas, empresas y situaciones de este artículo son ficticias: las inventamos para explicar la ley, y cualquier parecido con un caso real es coincidencia. Este artículo es información general, no asesoría legal. El texto oficial de la ley está en la Biblioteca del Congreso Nacional.