Caso ficticio
Juanita Pérez coordina las ventas de una exportadora de fruta en una ciudad de la zona central. Un comprador del extranjero pide cambiar la fecha de un embarque y ella tiene que contestarle en inglés, con cuidado, porque es un buen cliente. El hilo ya tiene catorce correos. Selecciona todo, lo copia en un asistente de IA y escribe: «tradúceme esto y ayúdame a responder».
Con ese gesto, el asistente recibió mucho más que la pregunta del comprador. Recibió las firmas de seis personas con su cargo y su celular, los correos de quienes van en copia, un reenvío interno donde un colega comenta que «este cliente se demoró en pagar la temporada pasada» y, más abajo, un mensaje viejo sobre otro cliente que alguien mezcló en el mismo hilo.
La respuesta corta: copia sólo el mensaje al que respondes, sin la firma, y di tú qué vas a contestar. Las firmas, las copias y el resto del hilo se quedan fuera.
Qué necesita la IA para redactar o traducir
Para traducir, la IA necesita el texto que hay que traducir. Para redactar, necesita saber qué te pidieron, qué vas a contestar y en qué tono. Casi nunca necesita el hilo completo.
La ley lo dice con el principio de proporcionalidad: los datos que se traten «deben limitarse estrictamente a aquéllos que resulten necesarios, adecuados y pertinentes» para el fin (artículo 3°, letra c). Y le pide a la empresa que, por defecto, sólo se traten los datos estrictamente necesarios (artículo 14 quáter). Es uno de los conceptos de la Ley 21.719 en tres conceptos.
Ejemplo. En vez de los catorce correos, Juanita copia sólo el último mensaje del comprador, sin la firma, y escribe: «El cliente pide mover el embarque del 12 al 20 de enero. Podemos moverlo al 18, no antes. Redacta una respuesta en inglés, cordial y breve, y explica que el 18 es la fecha más cercana que podemos asegurar». El saludo con el nombre lo agrega ella al enviar.
El hilo de Juanita, línea por línea
Para la ley, un dato personal es cualquier información sobre una persona natural identificada o identificable (artículo 2°, letra f). Cuando el comprador es una empresa, sus datos como empresa no son datos personales: la ley protege a las personas naturales (artículo 1°). Pero quien firma por esa empresa sí es una persona. Así queda el hilo:
| Parte del hilo | Qué trae | ¿Va a la IA? |
|---|---|---|
| El último correo del comprador, el cuerpo | La pregunta: mover el embarque | Sí: es lo que hay que responder o traducir |
| La firma del comprador | Nombre, cargo, celular, dirección de la oficina | No |
| Las firmas de los otros cinco | Lo mismo, de cinco personas más | No |
| Los que van en copia | Nombres y correos | No; si hay que nombrar a alguien, basta su papel: «nuestro jefe de logística» |
| Los correos 1 a 13 | El historial de la negociación | No; si la IA necesita contexto, dos frases tuyas |
| El reenvío interno: «se demoró en pagar la temporada pasada» | Una opinión sobre una persona, escrita para uso interno | No |
| El mensaje viejo de otro cliente | Datos de alguien que nada tiene que ver | No |
El comentario de que un cliente pagó tarde merece una línea aparte. El principio de finalidad dice que los datos no se pueden tratar «con fines distintos a los informados al momento de la recolección», salvo las excepciones que la ley enumera (artículo 3°, letra b). Mandarlo a una herramienta para traducir un correo que no lo necesita no le suma nada a la respuesta.
Si el cliente está fuera de Chile
Que el comprador viva en el extranjero no cambia lo que se corta. La ley se aplica al tratamiento que hace una empresa establecida en Chile (artículo 1° bis, letra a), y esa regla no pone como condición que la persona viva en Chile. La firma del comprador de Juanita es un dato personal igual que la de su colega de la ciudad.
Traducir no cambia las reglas
Traducir parece más inocente que redactar: «sólo le cambio el idioma». Pero para la ley el texto que pegas es el mismo, con los mismos datos, y la herramienta lo procesa igual. Si el correo trae la dirección de entrega de un cliente o el teléfono de un transportista, la traducción los incluye. Corta antes de traducir, no después.
Nada de esto prohíbe usar IA con el correo de un cliente: pide usarla con lo necesario, con una herramienta de la empresa y un proveedor bajo contrato. Lo que le toca a cada colaborador está en qué puedes pegar y qué no en un chat de IA en tu trabajo.
Dónde entra Plumii
En Plumii, con la plantilla de partida, los nombres, correos, teléfonos y direcciones que vengan en el texto se tapan antes de llegar al modelo: el modelo recibe una marca, como {NAME}, y la respuesta vuelve con esa marca, que tú reemplazas al enviar. El filtro reconoce los datos por el contexto, en español, y uno raro o mal escrito puede pasar; en una firma en otro idioma, más vale cortarla tú. Mira cómo funciona.
Las personas, empresas y situaciones de este artículo son ficticias: las inventamos para explicar la ley, y cualquier parecido con un caso real es coincidencia. Este artículo es información general, no asesoría legal. El texto oficial de la ley está en la Biblioteca del Congreso Nacional.